【Excel】データの保存方法とよくある管理の仕方

＠データの保存方法

１.Excel（エクセル）の画面左上にある「ファイル」を選択します。

２.「名前を付けて保存」を選択します。

３.参照を選択します。

4.保存を行いたいファイルを選択します。

４.「保存した時の名前」「拡張子」を選択し、「保存」ボタンを選択します。

※拡張子とは？

保存されたデータをPC（パソコン）側が認識するためのものです。

特に指定が無ければデフォルトの「Excelブック（*.xlsx）」で問題ありません。

複数人で扱うようなデータの場合、

基本的に「上書き保存」は使わずに「名前を付けて保存」を使います。

名前を付けて保存をすると、更新前の情報を残すことが出来ます。

この更新前の情報は「過去の情報を遡らなければならない」状況が、

発生した際に使用することになるからです。

個人で作成している資料なら上書き保存でも問題ありませんが、

業務に追われていると誤って上書き保存をしていまう恐れがありますので、

個人資料も「名前を付けて保存」をするクセを付けておくのがオススメです。

データを保存する際に「最新～」などと更新する人もいますが、

段々と「どれが最新のものなのか分からない」なんてことが起きます。

そのため「20200101_タイトル.xlsx」のように、

先頭に年月日の値を入力することにより、管理がしやすくなります。

データが増えてくると見づらくなってきますので、

「oldファルダ」などのように、過去のデータを入れる場所を作っておくと、

ファイルの中が必要なデータだけとなり見やすくなります。

作業用フォルダーに必要な情報を入れておくことは大切ですが、

長期間の運用をしていると、段々とフォルダー内が散らかっていきます。

必要な情報をすぐに使えるように、

不要なものはoldフォルダーなどにまとめ、

必要なデータを見つけやすい環境にすることで作業効率がアップします。